Olen vuosien varrella ollut mukana monessa etäpalaverissa sekä esimiehenä että valmentajana. Haluankin jakaa kanssanne kokemuksia ja vinkkejä siitä, miten olen onnistunut toteuttamaan osallistavia etäpalavereita erilaisille ryhmille ja tiimeille.
Ihan ykkösjuttu on varmistaa, ettei etäpalaveri muutu esimiehen tai ryhmän aktiivisimman puhujan yksinpuheluksi. On tärkeää saada kaikki osallistumaan ja jakamaan ajatuksia keskenään samoin kuin lähipalaverissa. Tämä vaatii palaverin vetäjältä erilaista ennakkovalmistautumista. Etukäteen voi esimerkiksi miettiä, millaista aineistoa käytetään keskustelun tukena, miten palaverin eri aiheita käsitellään ja jakaako isompaa ryhmää välillä pienempiin keskusteluporukoihin, jotta kaikkien ääni tulee kuuluville
Valmistele aineisto huolella ja lisää joukkoon selkeitä kysymyksiä, joihin toivot kuulevasi vastauksen kaikilta osallistujilta. Mieti myös, onko mahdollista lähettää aineisto ennakkoon osallistujille sähköpostilla tutustuttavaksi. Näin säästetään aikaa, ja päästään keskustelemaan nopeammin niistä asioista, joihin palaverin osallistujien mielipiteitä ja osaamista tarvitaan. Aineiston lähetystä ei kannata jättää palaverihetkeen tai jos jostain syystä näin haluaa tehdä, kannattaa luonnokset -kansioon luoda valmiit sähköpostit, joista löytyy ohjeet aineiston hyödyntämiseen palaverihetkessä.
Isommassa tiimissä tai ryhmässä osa osallistujista vaikenee. Etäpalaverissa kannattaa jakaa tiimiä pienempiin ryhmiin ja järjestää ryhmille ryhmäkeskustelumahdollisuus omien rinnakkaisten kokousten kautta. Järkevää on miettiä parit ja ryhmät valmiiksi ennakkoon, jotta kokoonpanoihin tulee riittävästi vaihtelua. Teamsista ja Zoomista löytyy ominaisuus, joka antaa kokouksen vetäjälle mahdollisuuden jakaa osallistujia pienryhmiin (Zoom: breakoutroom, Teams: pienryhmätilat).
Ryhmätöissä ryhmille annetaan ennakkoon määritelty työskentelyaika (esim. kaikki tekevät ryhmätöitä 20 minuuttia ja palaavat yhteiseen kokoukseen tämän jälkeen). Tässä kohtaa on hyvä katsoa kellosta aika, jolloin kaikki ovat takaisin alkuperäisessä kokouksessa. Mikäli ryhmän työskentelyaika on pitkä, voi palaverin vetäjä vierailla eri kokouksissa ja keskustella asioista pienemmän ryhmän kesken. Ryhmästä voidaan valita yksi kirjuri, joka tekee muistiinpanoja, mikäli niihin on tarpeen palata yhteisessä palaverissa.
Ryhmäkeskustelujen tulokset esitellään ryhmä kerrallaan. Tämä vaatii vähän enemmän aikaa, koska kaikki eivät pääse silmäilemään ryhmien fläppejä kuten lähipalaverissa. Yksi vaihtoehto on, että jokaisen ryhmän kirjuri kopioi muistiinpanot ryhmächattiin (Teamsissa kokouksen keskustelut) ja kaikki saavat rauhassa tutustua eri ryhmien ajatuksiin ja kommentteihin.
Useimmat verkkopalaveriohjeet neuvovat osallistujia pitämään mikrofonit suljettuna. Oma kokemukseni on se, että ne on hyvä pitää auki. Näin osallistujat pääsevät osallisiksi ryhmän spontaaneista reaktioista. Nauru piristää kummasti myös etäpalaveria. Jos jollain on häiritsevä yskä tai taustalta kuuluu hälyä, voi kokouksen järjestäjä mykistää kyseisen henkilön mikrofonin.
Ehdottomasti päällä. Jos ihmiset eivät ole entuudestaan tuttuja, on kiva nähdä esittelykierroksella kaikkien kasvot. Mikäli ryhmä on pieni, pidetään webbikamera päällä koko ajan. Isommassakin ryhmässä suosittelen kameroiden käyttöä, jos mahdollista. Vuorovaikutuksen laatua parantaa selvästi se, että näemme toistemme kasvot keskustellessa.
Jos keskustelua ei synny, on etäpalaverissa hyvä jakaa puheenvuoroja ja pyytää kaikkia kommentoimaan aihetta / jakamaan kokemuksia. Tähän on syytä varata aikaa, koska linjoilla voi olla välillä viivettä ja osallistujat puhuvat helposti toistensa päälle. Pikkuhiljaa oikea puherytmi löytyy. Harjoitus tekee tässäkin mestarin.
Minulla on aina palaverin aikana paperia ja kynää koneen äärellä ja pidän kirjaa, kuka on jo käyttänyt puheenvuoronsa ja kuka on ollut hiljaa. Tältä pohjalta olen rohkaissut hiljaisempia puhumaan ja pitänyt huolen kaikkien osallistumisesta.
Verkkopalavereissa on hyvä huomioida se, että käsiteltäviin asioihin kannattaa varata aikaa. Kommunikointi on hitaampaa kuin f2f -palavereissa ja mahdollisiin ryhmätöihin siirtymisiin on varattava aikaa.
Ruudun äärellä on vaikeampi keskittyä pitkään kerrallaan, joten kunnon taukoja on hyvä pitää vähintään 1,5 tunnin välein. Verkossa vähemmän on enemmän, ja vapaalle keskustelulle on hyvä varata runsaasti aikaa, koska päällepuhumiset ja alun ujous voivat hidastuttaa keskustelua.
Erilaisia verkkotyökaluja on tarjolla runsaasti. Tällä hetkellä käytetyimpien joukossa on Teams, Googlen Hangouts ja Zoom. Kaikissa on ominaisuuksia, jotka mahdollistavat osallistujien aktivoinnin etäpalavereissa.
Toivon, että tässä hetkessä jokainen löytää itselleen sopivan tavan toimia etänä oman ryhmänsä tai tiiminsä kanssa. Jos ajatus osallistavista palavereista tuntuu haastavalta, autan mielelläni. Mietitään yhdessä, mikä tekee yrityksenne etäpalavereista mahdollisimman vuorovaikutteisia ja osallistavia.
Miia Tanskanen
#etäpalaverit #etätyö #osallistaminen
