Osallistavat etäpalaverit - näillä vinkeillä onnistut etänä

Olen vuosien varrella ollut mukana monessa etäpalaverissa sekä esimiehenä että valmentajana. Haluankin jakaa kanssanne kokemuksia ja vinkkejä siitä, miten olen onnistunut toteuttamaan osallistavia etäpalavereita erilaisille ryhmille ja tiimeille.

Ihan ykkösjuttu on varmistaa, ettei etäpalaveri muutu esimiehen tai ryhmän aktiivisimman puhujan yksinpuheluksi. On tärkeää saada kaikki osallistumaan ja jakamaan ajatuksia keskenään samoin kuin lähipalaverissa. Tämä vaatii palaverin vetäjältä erilaista ennakkovalmistautumista. Etukäteen voi esimerkiksi miettiä, millaista aineistoa käytetään keskustelun tukena, miten palaverin eri aiheita käsitellään ja jakaako isompaa ryhmää välillä pienempiin keskusteluporukoihin, jotta kaikkien ääni tulee kuuluville

Suunnittele palaverin aineistot huolella ja osallista kysymyksillä

Valmistele aineisto huolella ja lisää joukkoon selkeitä kysymyksiä, joihin toivot kuulevasi vastauksen kaikilta osallistujilta. Mieti myös, onko mahdollista lähettää aineisto ennakkoon osallistujille sähköpostilla tutustuttavaksi. Näin säästetään aikaa, ja päästään keskustelemaan nopeammin niistä asioista, joihin palaverin osallistujien mielipiteitä ja osaamista tarvitaan. Aineiston lähetystä ei kannata jättää palaverihetkeen tai jos jostain syystä näin haluaa tehdä, kannattaa luonnokset -kansioon luoda valmiit sähköpostit, joista löytyy ohjeet aineiston hyödyntämiseen palaverihetkessä.

Toimivien ryhmäkeskustelujen avulla kaikki pääsevät osallistumaan

Isommassa tiimissä tai ryhmässä osa osallistujista vaikenee. Etäpalaverissa kannattaa jakaa tiimiä pienempiin ryhmiin ja järjestää ryhmille ryhmäkeskustelumahdollisuus omien rinnakkaisten kokousten kautta. Tärkeintä on miettiä parit ja ryhmät valmiiksi ennakkoon ja luoda ryhmille (jokaiselle ryhmälle/parille oma linkki) valmiit Teams -linkit, jotka voi helposti välittää osallistujille esim. Teamsin chatin kautta tai sähköpostitse vaikka jo ennen palaverin alkua. Toinen vaihtoehto on se, että jokaiseen ryhmään nimetään vastuuhenkilö, joka kutsuu oman ryhmänsä erilliseen Teams-palaveriin. Selkeintä on, jos palaverin aineistoon lisää dian, josta näkyy ryhmät ja vastuu henkilöt.

Ryhmätöissä ryhmille annetaan ennakkoon määritelty työskentelyaika (esim. kaikki tekevät ryhmätöitä 20 minuuttia ja palaavat yhteiseen kokoukseen tämän jälkeen). Tässä kohtaa on hyvä katsoa kellosta aika, jolloin kaikki ovat takaisin alkuperäisessä kokouksessa. Mikäli ryhmän työskentelyaika on pitkä, voi palaverin vetäjä vierailla eri kokouksissa ja keskustella asioista pienemmän ryhmän kesken. Tämä onnistuu parhaiten, jos palaverin vetäjä on itse luonut ryhmille linkit. Ryhmästä voidaan valita yksi kirjuri, joka tekee muistiinpanoja, mikäli niihin on tarpeen palata yhteisessä palaverissa.

Ryhmäkeskustelujen tulokset esitellään ryhmä kerrallaan. Tämä vaatii vähän enemmän aikaa, koska kaikki eivät pääse silmäilemään ryhmien fläppejä kuten lähipalaverissa. Yksi vaihtoehto on, että jokaisen ryhmän kirjuri kopioi muistiinpanot ryhmächattiin (Teamsissa kokouksen keskustelut) ja kaikki saavat rauhassa tutustua eri ryhmien ajatuksiin ja kommentteihin.

Auki olevat mikrofonit luovat tunnelmaa

Useimmat verkkopalaveriohjeet neuvovat osallistujia pitämään mikrofonit suljettuna. Oma kokemukseni on se, että ne on hyvä pitää auki. Näin osallistujat pääsevät osallisiksi ryhmän spontaaneista reaktioista. Nauru piristää kummasti myös etäpalaveria. Jos jollain on häiritsevä yskä tai taustalta kuuluu hälyä, voi henkilöä toki pyytää vaimentamaan mikrofoninsa.

Nimien käyttö tilanteen mukaan

Mikäli ryhmä on iso, eivätkä kaikki jäsenet äänen perusteella tunnistettavissa, voidaan alkuun sopia, että kaikki sanovat nimensä ennen kuin alkavat puhua. Tämä voi tuntua vähän ”kököltä” ja jossain vaiheessa tästä voi luopua. Ihmiset oppivat aika nopeasti tunnistamaan toistensa äänet ja puhetyylin.

Webbikamera päällä vai pois?

Tämä on makuasia. Jos ihmiset eivät ole entuudestaan tuttuja, on kiva nähdä ainakin esittelykierroksella kaikkien kasvot. Mikäli ryhmä on pieni, voidaan webbikamera pitää päällä koko ajan. Isommassa ryhmässä kannattaa webbikamerat sulkea esittelyiden jälkeen.

Varmista, että kaikki saavat puheaikaa

Jos keskustelua ei synny, on etäpalaverissa hyvä jakaa puheenvuoroja ja pyytää kaikkia kommentoimaan aihetta / jakamaan kokemuksia. Tähän on syytä varata aikaa, koska linjoilla voi olla välillä viivettä ja osallistujat puhuvat helposti toistensa päälle. Pikkuhiljaa oikea puherytmi löytyy. Harjoitus tekee tässäkin mestarin.

Minulla on aina palaverin aikana paperia ja kynää koneen äärellä ja pidän kirjaa, kuka on jo käyttänyt puheenvuoronsa ja kuka on ollut hiljaa. Tältä pohjalta olen rohkaissut hiljaisempia puhumaan ja pitänyt huolen kaikkien osallistumisesta.

Ajankäyttö – etäpalavereissa vähemmän on enemmän

Verkkopalavereissa on hyvä huomioida se, että käsiteltäviin asioihin kannattaa varata aikaa. Kommunikointi on hitaampaa kuin f2f -palavereissa ja mahdollisiin ryhmätöihin siirtymisiin on varattava aikaa.

Ruudun äärellä on vaikeampi keskittyä pitkään kerrallaan, joten kunnon taukoja on hyvä pitää vähintään 1,5 tunnin välein. Verkossa vähemmän on enemmän, ja vapaalle keskustelulle on hyvä varata runsaasti aikaa, koska päällepuhumiset ja alun ujous voivat hidastuttaa keskustelua.

Työkalut etäpalavereihin

Erilaisia verkkotyökaluja on tarjolla runsaasti. Tällä hetkellä näyttää siltä, että Teams ja Googlen Hangouts Meet ovat käytetyimpien joukossa. Meillä on toistaiseksi käytössämme Teams, mutta tutkimme mm. Zoom -ohjelmaa ja sen hyödyntämistä esimerkiksi verkkovalmennustyökaluna. 

Toivon, että tässä hetkessä jokainen löytää itselleen sopivan tavan toimia etänä oman ryhmänsä tai tiiminsä kanssa. Jos ajatus osallistavista palavereista tuntuu haastavalta, autan mielelläni. Mietitään yhdessä, mikä tekee yrityksenne etäpalavereista mahdollisimman vuorovaikutteisia ja osallistavia.

Takaisin sivulle Edessä kirkas tulevaisuus

kirjoittajan kuva

Miia Tanskanen

”Pehmeillä arvoilla tehdään kannattavaa bisnestä.”

Miia on johtamisen, vuorovaikutuksen ja viestinnän ammattilainen, joka vannoo elinikäisen oppimisen ja jatkuvan kehityksen nimeen. Miia uskoo, että menestyvän liiketoiminnan keskiössä ovat ihmiset. Aidoilla kohtaamisilla, osallistavalla esimiestyöllä ja hyvällä vuorovaikutuksella sekä luottamuksen ja arvostuksen ilmapiirillä rakennetaan hyvinvoivia työyhteisöjä ja mahdollistetaan muutos.  

Puhelinnumero
+358 45 131 0910

Sähköposti
miia.tanskanen@staraconsulting.fi

Millaiselta sinun yrityksesi tulevaisuus näyttää?

Selkeä strategia luo mahdollisuuden kertoa yrityksen tulevaisuudesta henkilöstölle, sidosryhmille ja rahoittajille.

Tilanteen kartoitus kannattaa

Ennen kuin aloitat etenemään,  kanttaa kartoittaa yrityksesi tilannne, jotta tiedät mitä seuraavaksi.

Osa suurta tarinaa

Sinun kasvutarinasi tavoitteet ja tärkeät yksityiskohdat määrittelee joku muu puolestasi, jos et tee sitä itse.

Ota yhteyttä!

Voit pyytää lisätietoja palveluistamme lomakkeen kautta. Jätäthän myös yhteystietosi, niin olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian. Löydät rekisteriselosteemme täältä.

 

Käytämme sivustolla evästeitä ja selaimen tietoja. Jatkamalla sivuston käyttöä hyväksyt näiden käytön. Lisätietoja